Kliknąłeś w wilka brawo !

Mimo postępów technologicznych, stanie w kolejce z wypełnionymi formularzami i przedkładanie dokumentów papierowych, aby uzyskać dowód tożsamości lub załatwić inne sprawy w urzędzie niezupełnie odeszło do lamusa. Wielu Europejczyków nadal musi spędzać całe godziny na tego typu czynnościach. Z tego względu koncepcja e-administracji ma tak ogromne znaczenie, gdyż daje szanse na usprawnienia i zaoszczędzenie petentom wiele czasu.

E-administracja to więcej aniżeli tylko wdrożenie pewnych narzędzi TIK. Sprawna e-administracja polega na przemyśleniu organizacji i procesów oraz na zmianie postępowania, aby świadczenie usług publicznych na rzecz potrzebujących ich obywateli przebiegało sprawniej. Prawidłowa implementacja e-administracji może zapewnić obywatelom, przedsiębiorstwom i organizacjom łatwiejsze, szybsze i tańsze załatwianie spraw urzędowych.

Komunikacja elektroniczna od dawna jest codziennością w niemieckich urzędach. Jednak pracownicy opieki społecznej często wykorzystują nowoczesne systemy zarządzania dokumentami do rejestrowania jedynie cyfrowych plików, jednocześnie pracując nadal wedle starego systemu. Dla porównania w Danii siedem ministerstw przeszło całkowitą przemianę cyfrową. Zainspirowani sukcesem Duńczyków, naukowcy z Instytutu Otwartych Systemów Komunikacji im. Fraunhofera (FOKUS) analizują, w jaki sposób duńskie rozwiązania TIK można by sprawnie zaadoptować w niemieckich urzędach.

"Badamy interoperacyjne i opłacalne rozwiązania TIK na potrzeby niemieckich organów administracyjnych od 2004 r." - wyjaśnia dr Michael Tschichholz z FOKUS. "Jednym z naszych partnerów jest cBrain, a wypracowane w jego ramach rozwiązanie już zostało z powodzeniem wdrożone w siedmiu duńskich ministerstwach. Przyjrzeliśmy się uważnie tej technologii i stwierdziliśmy, że zaspokoiłaby również w pełni potrzeby niemieckiej administracji".

Niemiecka administracja rządowa przedstawiła swoje zalecenia dotyczące takiej platformy w dokumencie pt. "Koncepcja organizacyjna administracji elektronicznej". Obok zarządzania rejestrami elektronicznymi, w zaleceniach wskazano, że platforma powinna być w stanie modelować elektroniczne ciągi pracy i współpracę elektroniczną, a także integrować różne aplikacje do specjalistycznych procesów, które powstaną na przestrzeni lat. "Te podstawowe części składowe e-administracji opierają się na rozwiązaniu duńskim. Opcjonalnie kierownicy mogą również zostać włączeni do procesów cyfrowych za pośrednictwem urządzeń mobilnych" - stwierdza Tschichholz.

Duńskie ministerstwa Spraw Społecznych i Integracji, Transportu, Klimatu, Energii i Budownictwa, Środowiska, Zatrudnienia, Mieszkalnictwa, Spraw Miejskich i Wiejskich oraz Kancelaria Premiera zarządzają w sposób całkowicie elektroniczny swoimi rejestrami, pracą administracyjną i opieką społeczną. Wszystkie sporządzane materiały - oficjalne i nieoficjalne - są zarządzane w znormalizowanym środowisku TIK. Podstawowym komponentem jest zintegrowane zarządzanie wiedzą. Urzędnicy mają bezpośredni dostęp do istotnych informacji za pośrednictwem cyfrowego archiwum. Technologie mediów społecznościowych, takie jak fora, są włączone w formalne procesy robocze i wspomagają komunikację nieformalną.

"Doświadczenia niemal wszystkich użytkowników są pozytywne" - donosi Tschichholz. "W Ministerstwie Spraw Społecznych i Integracji każdy urzędnik oszczędza od 30 do 45 minut dziennie. Zadowolonych lub bardzo zadowolonych jest 81% urzędników Ministerstwa Transportu. W obydwu przypadkach niedawno przeprowadzone zmiany zajęły tylko kilka tygodni".

"Natomiast czas potrzeby na szkolenie jest utrzymywany w rozsądnych granicach, gdyż urzędnicy pracują z interfejsami, które znają i mogą korzystać z indywidualnej pomocy 'mobilnych asystentów', którzy przemieszczają się między biurami w czasie krótkiego etapu wdrożeniowego".

Tschichholz wraz zespołem opracował konkretne scenariusze aplikacji, które przechodzą obecnie testy eksploatacyjne w niemieckich ministerstwach. W Laboratorium e-administracji przy FOKUS, naukowcy odtworzyli demonstracyjne ciągi pracy Federalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i przeanalizowali, czy duńskie rozwiązanie mogłoby zostać zaadoptowane do pracy ministerstwa. "Wykazaliśmy na przykład, że rozwiązanie można wykorzystać do sporządzania dokumentów instruktażowych, do których sekretarz stanu lub minister ma wygodny dostęp w podróży za pośrednictwem tableta lub komputera" - zauważa Tschichholz, który również wykorzystuje platformę TIK w FOKUS do procesów wewnętrznych.

W ubiegłym roku zespół z powodzeniem zaprezentował scenariusz laboratoryjny Federalnej Komisarz ds. Technologii Informacyjnych, Cornelii Rogall-Grothe, oraz duńskiemu ambasadorowi Perowi Poulsen-Hansenowi. Na targach informatycznych CeBIT, FOKUS zaprezentuje sposób bezpiecznego wykorzystania urządzeń mobilnych w pracy administracyjnej za pośrednictwem duńskiej platformy TIK.

Komisja Europejska wspiera tego typu inicjatywy w ramach planu działania na rzecz administracji elektronicznej 2011 - 2015, który ma wprowadzić nową generację usług e-administracji z korzyścią dla przedsiębiorstw i obywateli. Podczas gdy administracja publiczna w całej Europie przechodzi z administracji na e-administrację, obywatele czerpać będą korzyści z większej liczby usług online jedynie wtedy, kiedy będą one sprawne, dostępne i łatwe w obsłudze. Osiągnięcie tego celu będzie jednym z głównych wyzwań, które naukowcy, tacy jak badacze z Niemiec, będą musieli pokonać.